reklama

Hromadná korešpondencia v Microsoft Word

Predstavme si situáciu, kedy potrebujeme odoslať veľké množstvo listových pozvánok pre určitých prijímateľov. Bežný postup by bol taký bol nasledovný: text by sme skopírovali toľko krát, koľko máme príjemcov. Nemusím ani vysvetľovať, koľko nevýhod má takéto riešenie. Našťastie Word má k dispozícií hromadnú korešpondenciu, kde potrebnú úlohu spravíme v krátkom čase ;)

Písmo: A- | A+
Diskusia  (2)

Celý postup si môžete stiahnuť v podobe elektronickej knihy na http://www.janzitniak.info/prirucky-na-stiahnutie

Na dosiahnutie správneho cieľa musíme mať k dispozícií min. dva dokumenty, resp. hlavný dokument s textom pozvánky (sťahujte na www.janzitniak.info/dokumenty/pozvanka.doc). Text môže vyzerať napr. takto:

doplníme:

Titul Meno Priezvisko

Adresa

Mesto

PSČ

Vážený pán/pani (doplníme: meno a priezvisko)

Dovoľujeme si Vás dňa 18. 9. 2008 o 9.00 hod. pozvať na slávnostné otvorenie nového pracoviska vo Zvolene.

SkryťVypnúť reklamu
Článok pokračuje pod video reklamou

S pozdravom

Ing. Ernest Ploch

riaditeľ spoločnosti

Všimnite si v texte slovíčko doplníme. Text nebudeme dopĺňať my (resp. sčasti áno :-), ale necháme to na hromadnú korešpondenciu.

Druhý samostatný dokument, ktorý potrebujeme, musí obsahovať údaje prijímateľov uložených napr. vo Word tabuľke. Môže sa však jednať aj o údaje vyplnené v Microsoft Excel, príp. databázu údajov v Microsoft Access.

Tabuľka môže vyzerať napr. takto (sťahujte na www.janzitniak.info/dokumenty/zoznam_zamestnanci.xls ):

titul

meno

priezvisko

adresa

psč

mesto

Ing.

Štefan

Húska

Partizánska cesta 8

974 01

Banská Bystrica

Mgr.

Ján

Očenáš

Hlavná ulica 1

911 00

Poltár

Silvester

Dióši

SNP 12

975 01

Banská Bystrica

Jana

Ivanková

Hlavná ulica 2

912 00

Poltár

JUDr.

Katarína

Navrátilová

Gerlachovská 4

976 01

Banská Bystrica

Rada:

1. PPred tabuľkou nevkladajte žiadny text – pri prepájaní hromadná korešpondencia nedokáže dobre interpretovať zdrojové dáta.

SkryťVypnúť reklamu
reklama

2. PPrvý riadok tabuľky by mal obsahovať hlavičku – práve cez ne môžeme vložiť do pozvánky tzv. zlučovacie polia (zlučovacie polia sa nahradia skutočnými údajmi s tabuľky mien, viď text ďalej)

Hromadná korešpondencia - 6 krokov k cieľu

Prejdime na postup. V Microsoft Word 2007 prejdeme na kartu Korešpondencia (v Microsoft Word 2003 menu Nástroje -> Listy a korešpondencia -> Hromadná korešpondencia)

Zvolíme ikonu Spustiť hromadnú korešpondenciu a potom Sprievodca krokmi hromadnej korešpondencie tak ako na nasledujúcom obrázku

Spustiť hromadnú korešpondenciu
Spustiť hromadnú korešpondenciu 

V pravej časti okna sa objaví tabla Hromadná korešpondencia (je to spoločné aj pre verziu Microsoft Word 2003)

SkryťVypnúť reklamu
reklama
Obrázok blogu

Prvý krok - výber typu dokumentu

V prvom kroku (je ich spolu šesť, nedajú sa preskočiť) máme na výber typ dokumentu s ktorým chceme pracovať. Keďže chceme pracovať s pozvánkou ponecháme možnosť Listy.

E-mailové správy by sme zvolili v prípade hromadného odosielania e-mailov s prílohou textu alebo samotným textom (čiže odoslali by sme našu pozvánku ako prílohu alebo samotný text e-mailu). V tomto prípade by sme museli doplniť tabuľku príjemcov o stĺpec s e-mailovými adresami.

Obálky – tlač obálok.

Menovky – štítky.

Adresár – zoznam údajov v podobe akú potrebujeme

Druhý krok - výber počiatočného dokumentu

Prejdime na ďalší krok, kde si vyberieme počiatočný dokument. Ak máme aktuálne otvorenú našu pozvánku, ponecháme možnosť Použiť aktuálny dokument.

SkryťVypnúť reklamu
reklama
Hromadná korešpondencia - výber počiatočného dokumentu
Hromadná korešpondencia - výber počiatočného dokumentu 

Tretí krok - výber príjemcov

V treťom kroku musíme prepojiť našu pozvánku s tabuľkou príjemcov a to kliknutím na Prehľadávať...

Hromadná korešpondencia - výber príjemcov
Hromadná korešpondencia - výber príjemcov 

Zdroje údajov sú uvedené v nasledovnej tabuľke (môžeme ponechať Všetky zdroje údajov).

Obrázok blogu

Na počítači nájdeme súbor (už zmieňovaný word dokument alebo excel tabuľku s príjemcami). Už sme na pol ceste ;-)

Pri exceli narozdiel od word tabuľky dostaneme na výber hárok, kde sú údaje (príjemcovia) uložení.

Obrázok blogu

Po odsúhlasení uvidíme zoznam údajov. Potvrdením/zrušením cez zaškrtávacie políčka môžeme vynechať niektorých príjemcov počas finálneho generovania pozvánok. Spodná časť tabuľky obsahuje úpravu zoznamu príjemcov, vľavo je vypísaný názov zdrojového súboru.

Obrázok blogu

Štvrtý krok - vytvorenie obsahu listu

V štvrtom kroku musíme kliknúť na Ďalšie položky...

Hromadná korešpondencia - vytvorenie obsahu listu
Hromadná korešpondencia - vytvorenie obsahu listu 

Obrázok blogu

kde vložíme zlučovacie polia do textu, tak aby tvorili logický celok, napr. takto:

<<titul>> <<meno>> <<priezvisko>>

<<adresa>>

<<mesto>>

<<psč>>

Vážený pán/pani<<titul>> <<meno>> <<priezvisko>>

Dovoľujeme si Vás dňa 18. 9. 2008 o 9.00 hod. pozvať na slávnostné otvorenie nového pracoviska vo Zvolene.

S pozdravom

Ing. Ernest Ploch

riaditeľ spoločnosti

Rada: Obsah zlučovacích polí vo svojej podobe nemeňte, môžete ich však popremiestňovať (alebo aj kopírovať) , tak aby to korešpondovalo so vzhľadom a účelom pozvánky.

Polia Zlučovacie polia môžete vložiť „jedným ťahom“, teda naraz a potom napasovať do dokumentu.

Piaty krok - Ukážky listov

Hromadná korešpondencia - Ukážky listov
Hromadná korešpondencia - Ukážky listov 

V piatom kroku sa zlučovacie polia nahradia skutočnými údajmi. Môžeme si prepínať medzi jednotlivými príjemcami na table hore, príp. dodatočne vylúčiť nehodiacich. Môžeme urobiť dodatočnú úpravu v podobe formátovania alebo vhodnejšieho rozmiestnenia.

Šiesty krok - dokončenie zlúčenia

Hromadná korešpondencia - dokončenie zlúčenia
Hromadná korešpondencia - dokončenie zlúčenia 

Hurá a sme vo finálnom šiestom kroku. Ak ste nedočkaví, môžeme ihneď tlačiť (viď ponuka vpravo Tlačiť). Po zvolení: Všetko - vytlačíme toľko pozvánok, koľko príjemcov máme v tabuľke. Môžeme sa však rozhodnúť len pre konkrétne záznamy.

Odporúčam navoliť Upraviť jednotlivé listy... Podobne ako pri tlači môžeme navoliť konkrétne záznamy alebo všetko. Po potvrdení získame nový dokument so všetkými pozvánkami.

Ak by boli nejaké otázky, určite sa pýtajte ... :)

Ján Žitniak

Ján Žitniak

Bloger 
  • Počet článkov:  12
  •  | 
  • Páči sa:  0x

Lektor počítačových kurzov a príležitostný fotograf. Človek na voľnej nohe, s chuťou bojovať a presadiť svoje sny ... Viac sa dozviete na www.janzitniak.info Zoznam autorových rubrík:  powerpointwordzo životarecenziefotografiasúkromnénezaradené

Prémioví blogeri

reklama
reklama
SkryťZatvoriť reklamu